Unidad 3. Tarea 3.1

Características de oficio, carta, circular, memorando, informe, comunicación digital (correo electrónico)

Oficio

Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones. Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.

Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:

• Membrete: Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
• Fecha: Esta es la que da vigencia al trámite.
• Lugar (puede ser opcional)
• Número: Este es un indicativo, generalmente es un folio.
• Destinatario: Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
• Asunto: Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
• Referencia: Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
• Cuerpo o texto: Es el mensaje que se quiere comunicar.
• Despedida: Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
• Firma: Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
• Anexo: Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.

Carta

Para redactar una carta formal se requiere el conocimiento de algunos puntos básicos, pautas importantes y algunas reglas que debe seguir toda buena redacción. Son tipos de cartas o notas que tienen muchos destinos y  pueden ser empleadas de diferentes maneras.

• Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
• Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
• Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
• Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
• Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
• Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
• Antefirma: razón social o denominación de la casa.
• Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
• Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
• Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.
• Oyente: Quien es el que recibe el mensaje.
• Remitente: es quien envía la carta.

Circular

Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un círculo o lugar determinado.

Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc. Son textos breves que informan en términos generales eventos, circunstancias o hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en consideración. Las circulares son una de las mejores herramientas para comunicar noticias.

Características de una circular:

• Membrete: La palabra circular centrada en la parte superior del papel
• Número o clasificación: este elemento se anota inmediatamente después de la palabra circular.
• Asunto: que es un breve resumen de lo que contiene el texto
• Fecha
• Dirección: nombre o designación de los destinatarios.
• Texto
• Despedida
• Antefirma
• Firma
• Referencias finales
• La circular puede ser interna y externa.

Memorando

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.

Otra definición de sería: Un memorándum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.

Características de una circular:

• Nombre(s) de a quien se dirige
• Nombre(s) del remitente(s)
• Fecha
• Asunto
• Escrito redactado brevemente.
• Firma(s)

Informe

Es un documento que se utiliza para dar a conocer el resultado de algún trabajo. El texto del documento lleva capítulos,  apartados,  conceptos específicos o simplemente el nombre de cada' información que se esté efectuando.

• El informe es generalmente redactado para un superior, como una obligación profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en muy pocos casos se redacta un informe para un publico amplio.
• El contenido del informe no depende de la elección del autor, sino de la exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un asunto técnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, estudios o labores realizadas por el informante.
• Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir claramente el pensamiento: fotografías, diagramas, gráficos, estadísticas, cuadros numéricos, documentos originales, anexos ilustrativos o demostrativos.
• El estilo se ajusta a las conveniencias o costumbres establecidas por la práctica de cada caso (fórmula, frases, vocabulario), y en tal sentido, debe ser preciso, claro correcto y completo.
• Los párrafos son característicamente cortos y concisos, sin intención artística. Muchas veces se adaptan fórmulas expresivas ya elaboradas por la tradición, que deben respetarse.
• El vocabulario es usual en la materia que se trata, y por ello resulta generalmente especializado, con neologismos, tecnicismos y aun barbarismos.
• Los modos básicos de un informe: La narración, la descripción, la exposición y la argumentación.

Comunicación digital (correo electrónico)

Un correo electrónico es un tipo de misiva que se realiza por medio de las computadoras u ordenadores, teléfonos y tabletas.

• Multimedia: En algunos correos se pueden incluir saludos y tarjetas multimedia que se incluyen con el texto.
• Simplicidad: El correo electrónico tiene la facilidad de uso producida por ser una plataforma con instrucciones y de uso deductivo, que por lógica básica se puede triangular o deducir.
• Gráfico: Las plataformas tienen en muchas ocasiones iconos que sirven para realizar los pasos en forma automatizada o más simple, lográndose así obtener un proceso fácil y poco tedioso.
• Buzón: En el correo electrónico se le asigna a cada ocupante un buzón para que resguarde sus correos, y estos pueden tanto archivarse como borrarse con una facilidad apreciable.
• Dirección: La dirección de correo electrónico es utilizada por cada individuo, y asemeja la dirección física que tradicional mente se utiliza por cada casa; en esta se establece un código relativamente irrepetible como: papitasluis@bienecho.com.tts o algo similar que es el que envía o el que recibe dependiendo de que se envíe o se reciba.
• Gestores de correo: Existen algunos programas que se utilizan para resguardar varios correos electrónicos, es  utilizado por personas que tienen que gestionar varios correos o por particulares que cuentan con varios correos al unísono. Estos pueden ser el Outlook o el Thunderberd entre otros.
• Difusión: Con el paso del tiempo estos correos han abarcado tanto a  instituciones, empresas como a los particulares, dando por resultado una comunicación rápida y eficiente.
• Spam: El spam o correo basura es un problema que se ha agudizado, este consiste en correo completamente inservible o en comerciales que son enviados por tiendas o instituciones. Para ello se ha creado una carpeta de spam, donde se resguardan los correos que se consideran spam y posteriormente el usuario debe catalogarlos o reclasificarlos.
• Estados y avisos: La difusión es tal que ahora los estados de cuenta se envían por correo electrónico, pudiendo de este modo revisarse en cualquier momento y estar más al día con los movimientos y gastos realizados, así como tramites tanto gubernamentales como comerciales.