Características de oficio, carta, circular, memorando, informe, comunicación digital (correo electrónico)
Oficio
Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones. Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.
Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:
- Membrete: Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
- Fecha: Esta es la que da vigencia al trámite.
- Lugar (puede ser opcional)
- Número: Este es un indicativo, generalmente es un folio.
- Destinatario: Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
- Asunto: Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
- Referencia: Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
- Cuerpo o texto: Es el mensaje que se quiere comunicar.
- Despedida: Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
- Firma: Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
- Anexo: Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.
Carta
Para redactar una carta formal se requiere el conocimiento de algunos puntos básicos, pautas importantes y algunas reglas que debe seguir toda buena redacción. Son tipos de cartas o notas que tienen muchos destinos y pueden ser empleadas de diferentes maneras.
- Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
- Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
- Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
- Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
- Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
- Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
- Antefirma: razón social o denominación de la casa.
- Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
- Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
- Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.
- Oyente: Quien es el que recibe el mensaje.
- Remitente: es quien envía la carta.
Circular
Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un círculo o lugar determinado.
Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc. Son textos breves que informan en términos generales eventos, circunstancias o hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en consideración. Las circulares son una de las mejores herramientas para comunicar noticias.
Características de una circular:
- Membrete: La palabra circular centrada en la parte superior del papel
- Número o clasificación: este elemento se anota inmediatamente después de la palabra circular.
- Asunto: que es un breve resumen de lo que contiene el texto
- Fecha
- Dirección: nombre o designación de los destinatarios.
- Texto
- Despedida
- Antefirma
- Firma
- Referencias finales
- La circular puede ser interna y externa.
Memorando
El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.
Otra definición de sería: Un memorándum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.
Características de una circular:
- Nombre(s) de a quien se dirige
- Nombre(s) del remitente(s)
- Fecha
- Asunto
- Escrito redactado brevemente.
- Firma(s)
Informe
Es un documento que se utiliza para dar a conocer el resultado de algún trabajo. El texto del documento lleva capítulos, apartados, conceptos específicos o simplemente el nombre de cada' información que se esté efectuando.
- El informe es generalmente redactado para un superior, como una obligación profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en muy pocos casos se redacta un informe para un publico amplio.
- El contenido del informe no depende de la elección del autor, sino de la exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un asunto técnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, estudios o labores realizadas por el informante.
- Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir claramente el pensamiento: fotografías, diagramas, gráficos, estadísticas, cuadros numéricos, documentos originales, anexos ilustrativos o demostrativos.
- El estilo se ajusta a las conveniencias o costumbres establecidas por la práctica de cada caso (fórmula, frases, vocabulario), y en tal sentido, debe ser preciso, claro correcto y completo.
- Los párrafos son característicamente cortos y concisos, sin intención artística. Muchas veces se adaptan fórmulas expresivas ya elaboradas por la tradición, que deben respetarse.
- El vocabulario es usual en la materia que se trata, y por ello resulta generalmente especializado, con neologismos, tecnicismos y aun barbarismos.
- Los modos básicos de un informe: La narración, la descripción, la exposición y la argumentación.
Comunicación digital (correo electrónico)
Un correo electrónico es un tipo de misiva que se realiza por medio de las computadoras u ordenadores, teléfonos y tabletas.
- Multimedia: En algunos correos se pueden incluir saludos y tarjetas multimedia que se incluyen con el texto.
- Simplicidad: El correo electrónico tiene la facilidad de uso producida por ser una plataforma con instrucciones y de uso deductivo, que por lógica básica se puede triangular o deducir.
- Gráfico: Las plataformas tienen en muchas ocasiones iconos que sirven para realizar los pasos en forma automatizada o más simple, lográndose así obtener un proceso fácil y poco tedioso.
- Buzón: En el correo electrónico se le asigna a cada ocupante un buzón para que resguarde sus correos, y estos pueden tanto archivarse como borrarse con una facilidad apreciable.
- Dirección: La dirección de correo electrónico es utilizada por cada individuo, y asemeja la dirección física que tradicional mente se utiliza por cada casa; en esta se establece un código relativamente irrepetible como: papitasluis@bienecho.com.tts o algo similar que es el que envía o el que recibe dependiendo de que se envíe o se reciba.
- Gestores de correo: Existen algunos programas que se utilizan para resguardar varios correos electrónicos, es utilizado por personas que tienen que gestionar varios correos o por particulares que cuentan con varios correos al unísono. Estos pueden ser el Outlook o el Thunderberd entre otros.
- Difusión: Con el paso del tiempo estos correos han abarcado tanto a instituciones, empresas como a los particulares, dando por resultado una comunicación rápida y eficiente.
- Spam: El spam o correo basura es un problema que se ha agudizado, este consiste en correo completamente inservible o en comerciales que son enviados por tiendas o instituciones. Para ello se ha creado una carpeta de spam, donde se resguardan los correos que se consideran spam y posteriormente el usuario debe catalogarlos o reclasificarlos.
- Estados y avisos: La difusión es tal que ahora los estados de cuenta se envían por correo electrónico, pudiendo de este modo revisarse en cualquier momento y estar más al día con los movimientos y gastos realizados, así como tramites tanto gubernamentales como comerciales.
